DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

LENGUAJE Y COMUNICACIÓN


PROFESOR: RUBEN LUIS GÓMEZ DÍAZ


DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS.

Se llaman así a los diferentes textos que circulan en nuestro medio; es decir, la redacción de variados e importantes documentos o correspondencias de uso constante.

PRINCIPALES DOCUMENTOS UTILIZADOS EN LA ADMINISTRACIÓN
Son:
• La solicitud.
• El oficio.
• El memorando.
• Informe.
• Directiva
• El certificado.
• La resolución.
• La carta.
• El acta, etc.

CARACTERÍSTICAS VITALES DE UN DOCUMENTO

1. CORTESÍA.- Se debe redactar en un tono amable, cordial, capaz de persuadir positivamente al lector.
2. BREVEDAD.- Todo documento debe ser breve y ágil, sin palabras ni frases innecesarias, Trasmitir sin rodeos.

3. INTEGRIDAD.- Debe contener y desarrollar todas las ideas, cuya lectura no debe detectar vacíos, dudas, ambigüedades.

4. LIMPIEZA.- No sólo se trata de la higiene; sino, sobretodo, significa el anhelo de perfeccionamiento como fruto de nuestro cerebro y nuestro corazón. También se trata de la limpieza ortográfica, que es una simple convención, como saludar a los mayores, dar la mano a los amigos, o un besito a la amiga, etc.
Quien falta a una convención no es reprimido con pena de cárcel, pero es castigado por la ‘crítica social’




PRESENTACIÓN FORMAL DE UN DOCUMENTO.

Un documento no debe presentarse de cualquier modo, sino que, su aspecto exterior estimule positivamente para su lectura. Los documentos que elaboramos constituyen nuestra carta de presentación, en ellos se refleja nuestro nivel cultural, nuestra preparación, nuestro cuidado, nuestra identificación con la dependencia donde trabajamos.
Por esta razón, cada vez que tengamos la oportunidad de redactar un documento debemos hacerlo con muchísimo cuidado, sin menospreciar su configuración visual, con el fin de crear en el lector una imagen armoniosa y estética que proyecte el documento bien presentado.

FORMATO DE UN DOCUMENTO.

El formato de todo documento, tanto en papel A4 y A5 deben tener las siguientes medidas:



-----------------------------------------------------
5 CM
....................................................





4. 5 CM 2.5 CM

..................................................
3 CM
----- --------------------------------------------------



-----------------------------------------------------------------
3 cm
...........................................................................



3 CM 3 CM


........................................................................
2 CM
-------------------------------------------------------------------



MÁRGENES.

En la redacción de todo documento se usa el papel A4 y A5.
El papel A4, denominado oficial, es un tamaño intermedio entre el oficio y carta, sirve para elaborar toda clase de documentos, a excepción del memorando y las citaciones individuales. Las márgenes de este papel de acuerdo a las establecidas por el Instituto de Investigación Tecnológica Industrial y de Normas Técnicas (ITINTEC) se ajustan a las siguientes medidas: Margen superior, 5 cm; izquierdo, 4.5 cm; derecho, 2.5 cm e inferior, 3 cm.
El papel A5, es la mitad del papel A4, cuyas márgenes para la elaboración de documentos son las siguientes: margen superior, 3 cm; inferior, 2 cm; izquierdo, 3 cm y derecho, 2 cm.
Si el redactor considera que estas dimensiones no son las más adecuadas, podrá tomar otras, pero teniendo en cuenta la cantidad de texto por mecanografiar y la debida presentación global del documento.

PARTES DE UN DOCUMENTO.
Tiene tres partes:

1. Encabezamiento.
2. Texto.
3. Término.

1. ENCABEZAMIENTO:
• Membrete.
• Nombre del año.
• Lugar y fecha.
• Código.
• Destinatario.
• Asunto.
• Antecedentes.
2. TEXTO.
3. TÉRMINO.
• Antefirma.
• Firma y posfirma.
• Distribución.
• Pie de página.
•

UBICACIÓN ESTÁNDAR DE LAS PARTES DE UN DOCUMENTO.

---------------------------------------------------------------
1 Θ
---------- 2 ‘........................................’

3,.......................................

4 ..............................................

5 ................. : ............................

6 ................. : ..........................

7 ..................... : ........................

8 ..........................................................................................................
...................................................................................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
..................................................................................................................
....................................................................,
.......................................................................................................
.....................................................................

9 ...................................,



10 - ----------------------------


11 ................
12 .................
13 ......./........

--------------------------------------------.--------------------------------------------------

LEYENDA.
1.- Membrete.
2.’ Nombre del año.
3.- Lugar y fecha..
4 .- Código.
5 .- Destinatario.
6 .- Asunto.
7 .- Referencia.
8 .- Texto.
9 .- Antefirma.
10 . - Firma y posfirma.
11.’ Anexo.
12.- ‘Con copia’.
13.- Pie de página.

ESTILOS FORMALES DE REDACCIÓN.

Los estilos más utilizados y difundidos dentro de la redacción, ya en la administración pública, ya en la administración privada son:

1.- ESTILO BLOQUE.
Se caracteriza por iniciar la redacción de los párrafos del texto sin dejar sangría.

2.- SEMI BLOQUE.
Se singulariza por comenzar la redacción de los párrafos del texto dejando sangría.

3.- BLOQUE EXTREMO.
Se distingue por comenzar la redacción de todas las partes del documento en el margen izquierdo, a excepción del nombre del año, y el sello que se imprime al lado derecho de la firma y posfirma.

EJEMPLO.

LA SOLICITUD:

Es un documento por medio del cual se pide a la autoridad administrativa la atención de un derecho.
Hacen uso de este documento las personas naturales, los mandatarios judiciales, los apoderados y los representantes legales. Persona natural es aquella que tiene existencia física capaz de ejercer sus derechos, puede ser miembro o no de una institución. Mandatario judicial es el representante de una persona jurídica de derecho privado. Apoderado es el representante de una persona natural capaz. Representante legal, es la persona natural capaz que por mandato de la ley ejerce la representación del Estado, de las personas jurídicas de derecho público interno, de la mujer casada o de los incapaces.
Conviene señalar que ciertas entidades proporcionan hojas impresas con recomendaciones, para que sirvan de guía al momento de redactar las solicitudes.

ENLACE.

Enlaza o relaciona a una persona natural con una autoridad administrativa. El solicitante lo hace – repetimos- como persona natural, con derechos y responsabilidades individuales, al margen del cargo que pudiere ocupar dentro de una institución o fuera de ella.
Es más, la solicitud, va dirigida a la máxima autoridad de la institución o dependencia.

FACULTAD PARA FIRMAR UNA SOLICITUD.

Tienen todas las personas naturales capaces mayores de 18 años. Asimismo, los mandatarios judiciales, los apoderados, los representantes legales a nombre de aquellos a quienes representan.

CLASES.

Hay dos tipos de solicitudes:
1. Individual.
2. colectivo o memorial.

1. SOLICITUD INDIVIDUAL.
Sirve para la atención de un derecho en forma individual.

PARTES.
Tiene las siguientes partes OBLIGATORIAS:
1 Sumilla.
2 Destinatario.
3 Texto.
1 Exordio.
2 Exposición.
3 Conclusión.
4 Lugar y fecha.
5 Firma y posfirma.

Las partes COMPLEMENTARIAS son:
• Anexo.
• ‘Con copia’

REDACCIÓN DE SUS PARTES OBLIGATORIAS.

1. SUMILLA.- Resume lo que se pide mediante la solicitud. Es el ‘ASUNTO’ de los otros documentos. Su uso es importante porque facilita a clasificar y encauzar su tratamiento. Su redacción puede ser de varias formas. Ejemplo:
‘SOLICITA TRABAJO’.
‘Solicita Trabajo’.
Solicita Trabajo.
Solicita: Trabajo.

2. EL DESTINATARIO. - La solicitud se dirige a la máxima autoridad representativa de una institución. Sin embargo, algunas entidades permiten dirigirla directamente al jefe de dependencia. El cargo de la autoridad debe escribirse con mayúscula, precedido del tratamiento ‘SEÑOR’.
Ejemplo:
SEÑOR RECTOR DE LA UNIVERSIDAD ................
3. TEXTO.- TENEMOS TRES PARTES:

• EXORDIO.- Viene a ser los datos del solicitante.
• EXPOSICIÓN.- Es el fundamento o motivo que sustentan el pedido que se realiza. Se comienza generalmente con las palabras ‘que’, ‘por’, ‘para’.

• CONCLUSIÓN.- Es la finalización invocando o reiterando lo solicitado. Tiene dos partes:
a.- La frase ‘ Por lo expuesto’, ‘Por lo tanto’, ‘Por tanto’, que debe de escribirse todo con mayúscula, subrayado y seguido de dos puntos.
Ejemplo:
POR LO TANTO:
b.- Debajo de ella, una ‘fórmula hecha’ que reitera, invoca o resume la petición.
Ejemplo:

POR LO EXPUESTO:
Es justicia que espero alcanzar.

Ejemplos:
SOLICITA: Exámenes finales.

SEÑOR PRESIDENTE DE LA COMISION DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL TECNOOGICA DEL CONO SUR DE LIMA.

Yo, N, N................alumno del I Ciclo de la Facultad de ..........matriculado con el No ...., con Código No ......,domiciliado en ...................con D.N.I, No............,ante Ud. respetuosamente me presento y expongo:
Que, no pudiendo rendir mis exámenes finales en las fechas programadas por la Coordinación, por motivo de enfermedad, como lo acredito en el certificado médico que adjunto, solicito a Ud. Se sirva disponer la postergación de los mismos hasta el mes de ..... del............próximo año en que espero estar en condiciones de rendirlos.

POR LO EXPUESTO:

A Ud . Señor Presidente or, estimaré se digne ordenar se atienda mi pedido por ser de justicia.

Lima, .....de ................del 200..


-------------------------------------
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
D. N. I.......................


SOLICITA : Rectificación de nombre.

SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO NUESTRA SEÑORA DE GUADALUPE.

Yo, N, ...N,.. , padre del menor .............., natural de ..........., con D. N. I. No ........, con domicilio legal en el ...............,ante usted con el debido respeto me presento y digo:
Que, habiéndose registrado una anormalidad en el nombre de mi menor hijo N...N.........entre los Certificados de Estudios y la Partida de Nacimiento, recurro a su digno despacho a fin de que se sirva disponer la autorización respectiva para la RECTIFICACIÓN DE NOMBRE que solicito, de conformidad con la R. S. No. 008’76’ED, para cuyo efecto acompaño:
• Partida de nacimiento, y
• Certificados de Estudios emitidos por la Dirección de C. E.

POR LO TANTO
Es justicia que espero alcanzar.

Lima, de .................del 200...

...................................................
XXXXXXXXXXXXXXXXX
D. N. I No...................




2.- LA SOLICITUD COLECTIVA. Llamado también MEMORIAL, se emplea para la atención de un derecho que se considera de interés colectivo.

CARACTERÍSTICAS.
• La sumilla y el texto se redactan en primera persona del plural. Ejemplo: ‘Solicitamos cambio de aula’.
• El exordio se elabora en términos generales. Ejemplo: Los suscritos, alumnos del ......, en uso de nuestros derechos........
• El texto de la solicitud casi siempre contiene varios considerandos o fundamentos
• Los que firman lo hacen anotando el número de su D. N. I , incluso la dirección domiciliaria..

Ejemplo:


SOLICITAMOS AMPLIAR FECHA
DE PAGO DE PENSIONES.

SEÑOR RECTOR DE LA UNIVERSIDAD.........................

Los que al pie firmamos, alumnos de las diferentes facultades y ciclos, de esta casa de estudios, ante usted con el debido respeto nos presentamos y decimos:
Que, habiendo programado la Universidad la fecha de pagos de las pensiones de enseñanzas, cada 20 de mes;
Que, amparados en la fecha de pagos de los sueldos de los trabajadores que se realizan cada fin de mes, tanto en las entidades estatales como particulares, solicitamos a Ud. Señor Rector, ordene a quien corresponda modificar la fecha de pago de pensiones.

POR LO TANTO:
Es justicia que esperamos alcanzar.
Lima , ..... , de .................del 200...
.......................................... ......................................... X XXXXXXXXX XXXXXXXXXX
DNI.......... DNI .............

........................................ ........................................
XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX
DNI .......... DNI...........

Siguen firmas.





EL OFICIO:

Como su propio nombre lo dice, es un documento de carácter oficial utilizado por los funcionarios que desempeñan cargos directivos: direcciones, subdirecciones y jefaturas en los organismos del Estado o entidades particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula a los órganos administrativos de más alta jerarquía.

ÁREA DE CIRCULACIÓN.
Circula a dos niveles: externo, es decir, fuera de la institución; e, interno, dentro de ella.

A NIVEL EXTERNO.- relacionando a los máximos representantes de las instituciones que ocupan cargos directivos, y,

A NIVERL INTERNO.- enlazando a los que desempeñan cargos directivos dentro de la institución.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS.
Los oficios de nivel EXTERNO, sólo son firmados por el representante legal de una institución o por el que hace sus veces; pero, si hay urgencia , podrán los jefes de las dependencias hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad del representante legal.

Los oficios de circulación INTERNA son firmados por los respectivos jefes de unidad.


PARTES.
Tienen Las siguientes partes OBLIGATORIAS :
1 Membrete.
2 Lugar y fecha.
3 Código.
4 Destinatario.
5 Asunto.
6 Texto.
1 Antefirma.
2 Firma, posfirma y sello.
3 ‘Con copia’.
4 Pie de página.

Las COMPLEMENTARIAS son:
1 Nombre del año.
2 Referencia.
3 Anexo.

ENLACE.
A NIVEL EXTERNO, enlaza:
A la autoridad representativa de una institución con su similar de otra, o viceversa.
A nivel INTERNO enlaza:
A la autoridad representativa de una institución con el jefe de una de sus dependencias, o viceversa.

CLASES:

Distinguimos dos clases de oficios:
1. Oficio simple; y
2. Oficio múltiple.

1. OFICIO SIMPLE.

USOS.
Conocido comúnmente sólo como ‘oficio’, se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario.

CARACTERÍSTICAS.
1 El oficio simple tiene un solo destinatario.
2 Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado.
3 Lleva la palabra OFICIO en el código como denominación del documento.
4 Usa ‘Con copia?.

EJEMPLO:

1 ......0.......
2. .............,......de....................del 200...
3 OFICIO No.........................

4 SEÑOR: ..................................................
.................................................
CIUDAD.
5 ASUNTO: ...................................................
6 ...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................................
8. .............................
----------------------------
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
zzzzzzzzz

9. c.c.
................
................
10 WRJ/mab

-------0------
Lima, ..... de ..................del 200..

OFICIO No 023-200../D/CN’NSG’.

Señor : Juan Caycho Cabello,
DIRECTOR DE LA UNIDAD DE SERVICIOS EDUCATIVOS No 01 DE LIMA.
CIUDAD.
Asunto : Apadrinar el Tercer Campeonato Intersecciones del Colegio.
Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para comunicarle que los miembros del Municipio Escolar del Centro Educativo, ha organizado el TERCER CAMPEONATO INTERSECCIONES, en colaboración con el Instituto Peruano del Deporte, en conmemoración del 50o aniversario de las ‘Bodas de Plata’ de nuestro colegio. .
Recurrimos a Ud. Para que tenga bien apadrinar este trascendental encuentro deportivo y dejar constancia de nuestro agradecimiento por su apoyo incondicional que viene brindando a la niñez.
Hago propicia de la oportunidad para reiterarle los sentimientos de nuestra consideración y estima personal.
Atentamente,


---------------------------------
NNNNNNNNNNNNN
Director
c.c.- ( 1 ) archivo
( 1 ) Director U.S.E.
WRJ/mab.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------0 --------
Lima, .... de ............ del 200..

OFICIO NO 017-200...-D-USE-01.

SEÑOR : Wilfredo Rincón Jara,
DIRECTOR DEL COLEGIO ‘BARTOLOME HERRERA’.
CIUDAD.
ASUNTO : FELICITACIONES POR ANIVERSARIO.
Tengo a bien dirigirme a Ud., y por su intermedio al personal docente, administrativo y estudiantes del Centro Educativo, para hacer llegar, a nombre de esta Dirección y del mío propio, mis más sinceras felicitación por celebrar el próximo .... de .............el 50 Aniversario ‘Bodas de Plata’ de creación del Colegio que Ud. tiene el honor de dirigir.
Válgame la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideración y estima personal,
Atentamente,

-----------------------------------
NNNNNNNNNNNN
DIRECTOR DE LA U.S.E. No 01
LIMA.
c.c. – ( 1 ) Director Colegio.
( 1 ) archivo.
JCC/ scs.


OFICIO MÚLTIPLE.

USOS.

El oficio múltiple se usa para comunicar disposiciones o cualquier otra información simultáneamente a varios destinatarios.

CARACTERÍSTICAS.

1. El oficio múltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o hacen referencia en la parte denominada ‘distribución’.
2. Todos los destinatarios son tratados en igualdad de condiciones.
3. En el código lleva ‘OFICIO MULTIPLE’ y mantiene la misma numeración para todos los ejemplares.
4. –El espacio correspondiente al ‘DESTINATARIO’ es dejado en blanco, con la única mención de ‘señor’, para ser llenado oficio por oficio.
5. El texto del oficio múltiple son redactados en tercera persona del singular . Ejemplo: No debe decirse : ‘Tengo el agrado de dirigirme a Uds.’, sino ‘Tengo el agrado de dirigirme a Ud.’
6. Usa ‘DISTRIBUCION’ en lugar de con copia.


Ejemplo:



--------0-------
Lima, ...... de ............del 200...
OFICIO MÚLTIPLE NO 021-200..-‘D’-USE-07.

SEÑOR : ..............................................................
Director del Colegio ‘ .............................’
CIUDAD.
ASUNTO : REUNION DE COORDINACIÓN.
d Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Para solicitar se sirva autorizar la asistencia de los profesores de Primaria, a una reunión que se llevará a cabo el 15 del presente mes, a horas 3 p.m. en el Auditorio del Colegio Nuestra Señora de GUADALUPE’, av. Alfonso Ugarte cuadra 12.
El objeto de dicha reunión es coordinar acciones acerca de los nuevos alcances recibidos del Ministerio de Educación en referencia al nuevo currículo que regirá a partir del próximo año.
Aprovecho a oportunidad para reiterar a Ud. mi consideración distinguida.
Atentamente,

--------------------------------------
NNNNNNNNNNNNNNN
DIRECTOR DE LA USE O7

DISTRIBUCIÓN:
( 1) archivo.
(26) directores CCEE.

WRJ/ gcv.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------







------0-------
Lima, .... de .......del 2007


OFICIO MÚLTIPLE 024- 2007-D- USE-07’
SEÑOR :........................................................
Director del C. C. No .............................
ASUNTO : Remisión del cuadro de asistencia.
Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para hacer de su conocimiento sobre la remisión del parte de asistencia del personal docente, administrativo y de servicio del Centro Educativo que dirige, incumpliendo hasta el momento de los meses ................., ............................., por lo que esta dirección le da un plazo de tres ( 3 ) días a partir de la fecha, cuyo incumplimiento será de su entera responsabilidad.
Atentamente,


----------------------------------
NNNNNNNN
DIRECTOR DE LA USE
No 07 de ..............


DISTRIBUCIÓN.

( 1 ) archivo.
( 12 ) C.C.E.E

WRJ/gcv.










EL MEMORANDO.

Es un documento simplificado que lo usan todos los servidores que laboran en los organismos estatales y particulares. Es funcional y práctico, breve y directo, no protocolar como el oficio. Informa asuntos diversos de realización inmediata. Se difunde en todos los escalones de la administración pública.
Por ser un documento de vasta utilización, muchas entidades hacen imprimir formatos de memorandos en serie organizándolos en bloques especiales.

ÁREA DE CIRCULACIÓN.
El memorando es un documento de carácter interno, circula solo dentro de la entidad.

FACULTAD PARA FIRMAR MEMORANDOS.
Tienen Todos los servidores de una entidad, sin distinción de ninguna clase.
PARTES.
Tiene Las siguientes partes obligatorias:
1 Lugar y fecha.
2 Código.
3 Destinatario.
4 Asunto.
5 Texto.
6 Antefirma.
7 Firma posfirma.
8 ‘Con copia’.
9 Pie de página.

Y las siguientes partes COMPLEMENTARIAS.

1 Membrete.
2 Nombre del año.
3 Destinator.
4 Referencia
5 Sello redondo.
6 Anexo.

CLASES.
Diferenciamos dos clases: Simple y Múltiple.

MEMORANDO SIMPLE.- Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y transcribir documentos; dar a conocer la realización de actividades y la ejecución de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.

MEMORANDO MÚLTIPLE.- Se usa para conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultánea, a varios destinatarios.
Tiene las mismas características del oficio múltiple, con la diferencia que emplea ‘MEMORANDO MÚLTIPLE‘ como nombre del documento.

FORMATO.

En la administración pública, los formatos más empleados para redactar memorandos son cuatro, los que se diferencian por la manera de presentar el encabezamiento.

EJEMPLOS:

FORMATO ‘A’.
Lima, .......de .............del 200...

................................
Señor : ................................
Asunto : ..............................


FORMATO ‘B’.
Lima, ........de ..................del 200...
........................................

Al : .............................
Asunto : ..............................


FORMATO ‘C’.

.....................................

A : .....................................
De : ...................................
Asunto : .....................................
Fecha : .....................................

FORMATO ‘D’.

............................................
Al : .................................................
Del : .................................................
Asunto : ..................................................
Fecha : ................................................


REDACCIÓN DEL TEXTO.

El texto del memorando comprende dos secciones:

FÓRMULA DE APERTURA.- que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto. Por ejemplo: la frase ‘Sírvase’.
‘Sírvase comunicar a esta dirección el record de asistencia del señor....
Existen muchas fórmulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalternos, generalmente empiezan la redacción así: ‘Sírvase’, ‘Comunica a Ud.’, etc.
Mientras que los memorandos que se envían al superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las frases siguientes:
‘Por el presente, me dirijo a Ud. A fin de solicitar permiso..
‘Me dirijo a Ud. Con el objeto de comunicarle, que el día de mañana......
TEXTO.- Que desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa.
Ejemplo:


Lima, ....de ...............del 2007
MORANDO No 069-2007-D-CN’NSG’

eñor : Gonzalo Pareja Morillo.
Profesor de al asignatura de Lenguaje.
Asunto : Concurso de Ortografía.
---------------------------------------------------------------------------------
Me dirijo a Ud. para hacerle llegar la directiva recibida el día ...... del Ministerio de Educación, a fin de llevarse a cabo un concurso de ORTOGRAFIA a nivel de distrito y luego nacional , dirigido a los alumnos del 1ro, 2do y 3ro años de educación secundaria; competencia del cual, nuestros alumnos saldrán airosos.
Atentamente,


----------------------------------
NNNNNNNNNNNN
DIRECTOR DEL COLEGIO

c.-c.
( 1 ) archivo
( 1 ) profesor.

WRJ/ gcv.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------


MEMORANDO No 014-2007-D-CN ‘NSG’

Al : Lic. César Poma Hinostroza
Profesor de la de la Asignatura de Lógica.
Asunto : Encargatura de la Dirección..
Por intermedio del presente encargo a Ud. la Dirección del Plantel por el lapso de cuatro (4 ) días a partir de mañana ....., por tener que asistir a un Congreso auspiciado por el Ministerio de Educación según Directiva No 024-2001-M-MEP. De fecha .......
Atentamente,

-------------------------------
NNNNNNNNNNNNNNN
DIRECTOR
c.c. ( 1 ) Profesor.
( 1 ) archivo.

WRJ/gcv

Lima, ......de ..................del 2007.

MEMORANDO No 065-2007-D-CN ‘NSG’.

Señor : Joaquín Valencia Rodríguez
Tesorero de la Comisión de Kioscos.
Asunto : Rendición de cuentas.
Comunico a Ud. que en la última reunión de profesores realizado el .... del mes en curso, se acordó implementar el Centro de Cómputo de nuestro Centro Educativo, con el dinero recaudado por ingresos de los KIOSCOS, por cuanto le solicito rinda cuenta de dichos ingresos en el más breve plazo.
Atentamente,

------------------------------------
NNNNNNNNNNNNNNN
DIRECTOR
c. c. - ( 1 ) archivo.
( 1 ) profesor.

WRJ/gcv.



MEMORANDO MÚLTIPLE.

Lima, ........de .....................del 2007.

MEMORANDO MÚLTIPLE No 037-2007-D.-USE-07

AL : ....................................................
Jefe del Área de ........................
ASUNTO : Reunión de trabajo.
-----------------------------------------------------------------------------
En vista de aproximarse el 25 Aniversario de creación de la Unidad de Servicios Educativos No 07, cito a Ud. a una reunión a fin de distribuir las diferentes comisiones de trabajo para el festejo de dicho aniversario, para el día .... a horas 3.30 p.m en la sala de sesiones de la USE.
Atentamente,
--------------------------------------
NNNNNNNNNNNNNNNNN
DIRECTOR DE LA USE
C.c.- ( 1 ) archivo.
( 12 ) Areas educativas.
WRJ/gcv.







Lima, .... de ..............del 2007.

MEMORANDO MÚLTIPLE No 043-2007,-D-CN ‘NSG’

SEÑOR : .................................................
Profesor del Colegio Nuestra Sra de GUADALUPE.
ASUNTO : Restricción de licencias y permisos.
---------------------------------------------------------------------------
En vista de haber observado desajustes en el cumplimiento de las acciones y las múltiples quejas de los Padres de familia, comunico a Ud. que, de hoy en adelante, las licencias y permisos al personal se limitarán a los estrictamente necesarios, justificados mediante documentos probatorios.
Atentamente,


---------------------------------------
NNNNNNNNNNNNN
DIRECTOR DEL COLEGIO

C.c.- ( 1 ) archivo.
( 27 ) profesores.
WRJ/gcv.


Lima, .....de .........del 2007.

MEMORANDO MÚLTIPLE No 012-2007.-D-CE 3002-

Señor es : Comité de disciplina.-
Asunto : Suspensión de la alumna del 5to grado.
--------------------------------------------------------------------------
En vista de haberse suscitado un acto de indisciplina contra una profesora del colegio, por parte de la alumna .........................., convoco a Ud. a una reunión urgente a fin de deliberar la suspensión de la mencionada alumna de acuerdo al Art. .No .....del Reglamento Interno del Centro Educativo, para el día de mañana a horas 10.00 a.m, En la sala de profesores.
Atentamente,

-----------------------------------
NNNNNNNNNNNNN
DIRECTOR.

C.c.- ( 1 ) Archivo.

------------------------------ ------------------------------
Pedro Díaz La Rosa Carmen Ramírez Costa
Presidente de APAFA Presidenta de Comisión

--------------------------- -----------------------------
Rosa Novoa Landa Berta Álvarez Reyes
Secretaria de comisión Vocal de la Comisión








EL INFORME.

Es un documento utilizado por los servidores del Estado o entidades particulares para comunicar el avance o culminación de acciones encomendadas de un hecho considerado de interés.
Según los casos es redactado y firmado por una o más personas. Es de extensión variable; puede comprender varias páginas. Asimismo, puede ir acompañado de cuadros, fotografías, resúmenes, separatas, etc. para dar mayor consistencia e ilustrar la información que se suministra.

ÁREA DE CIRCULACIÓN Y ENLACE.

Se difunde únicamente dentro de la entidad, para relacionar al subordinado con su jefe inmediato o el jefe de una dependencia con otro de igual jerarquía.
Nunca un jefe informa a un subalterno.
El memorando y el informe son documentos más usados dentro de la administración pública o privada.
FACULTAD PARA FIRMAR INFORMES.

Tienen:
• Los servidores que no desempeñan cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos: y
• Los que ocupan cargos para comunicarse con sus superiores y con de su igual jerarquía.


PARTES.
Posee las mismas partes que el Memorando, con la aclaración que no lleva ‘distribución ‘ en ningún caso.

Ejemplo:

1 Lima, .....de ..............del 2007.

2 INFORME No 021-2007-03-16

3 SEÑOR : Juan Sotelo Vargas.
DIRECTOR DEL COLEGIO.

4 ASUNTO : Reunión del comité de aula.
5 Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para informarle lo s acuerdos tomados en la reunión del comité de aula del 5to grado:
1 A la reunión asistieron 34 padres de los 42 registrados en el padrón.
2 Después de verificar la asistencia y con el quorum reglamentario se pasó a discutir el asunto de la reunió ‘Excursión de los alumnos a la Ciudad de Cuzco’ y después de haber discutido los pro y los contra, se acordó por mayoría la aprobación de dicha actividad.
3 La excursión se llevará a cabo en el mes de noviembre, para el que presentaremos oportunamente el ‘El plan de excursión ‘.
4 Acordaron también, invitar a Ud. y dos profesores delo Centro Educativo a fin nos acompañen en el viaje de Promoción.
Es todo cuanto informo a Ud. para su conocimiento y demás fines.
6 Atentamente,


Wilfredo A. Rincón Jara.
PROFESOR TUTOR DEL 5to GRADO
.

c.c. ( 1 ) Director del C. E.
( 1 ) Archivo.

WRJ/gcv


REDACCIÓN DEL TEXTO.

FORMULA DE APERTURA.. Existen Muchas, pero con frecuencia se usa la misma que se emplea en el oficio, por ejemplo: Tengo el honor....., Tengo el agrado...., Es grato de dirigirme...., etc.

EXPOSICIÓN. Es el desarrollo sistemático, paso por paso de comunicar las ocurrencias de un hecho o acto.

FORMULA DE CUMPLIMIENTO. Es la finalización de informe. Esta fórmula constituye un párrafo independiente del resto del texto. Las más difundidas son: Es todo cuanto tengo que informar a Ud. para su conocimiento y demás fines.

NOTA: Conviene recalcar que algunas dependencias o instituciones tienen ya formatos preparados para ser llenados con aspas o letras como en el caso de Educación Inicial y en caso de la Educación Secundaria para ser llenados con Logros, Dificultades y Sugerencias.

CLASES.
Existen diferentes criterios para clasificar los informes, pero nosotros, tentativamente, los clasificaremos en Ordinarios, Extraordinarios y Técnicos.

1. EL INFORME ORDINARIO. Lo usan todos los que tienen cargos para informar a su jefe el avance de las acciones programadas. Sirve para evaluar el desarrollo de las acciones porque constituye un verdadero documento de trabajo , ya que sirve para formular proyectos, resúmenes, cuadros estadísticos, comparaciones, etc.

CARACTERÍSTICAS.
• Toda información que se suministre debe ser fría, objetiva e imparcial.
• Es regular y rígido. Regular porque se emite periódicamente, cada vez que el tiempo ha transcurrido el lapso fijado de antemano, puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, etc.
•
2. EL INFORME EXTRAORDINARIO. Lo usan los que tienen cargos, los responsables o cualquier otro servidor para comunicar a su jefe asuntos diversos de trabajo.
CARACTERÍSTICAS.
• Es irregular y flexible., es decir, no se fijan fechas , puede ser en cualquier momento y tampoco se tienen normas establecidas para su redacción.
• Los informes extraordinarios son enviados a pedido de la autoridad en cualquier momento o fecha.

EJEMPLO:

INFORME.

Al : Julio Castro Obregón.
DIRECTOR DEL C. E. No........
ASAUNTO : Charla ‘ Conflictos con el Ecuador.- Su implicancia
REFERENCIA : Memo No 043’2001’D-C.E. No .......
FECHA : Lima, .......de ................del2007.

Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para informarle lo siguiente:
1. En atención al documento de la referencia, el día de ayer, a la hora programada, me apersoné al auditorio del Colegio ‘Leoncio Prado’ a fin de dictar la charlas sobre El conflicto con el Ecuador.-* Sus implicancias para los alumnos de los últimos grados y padres de familia.
2. Se contó con la asistencia de por lo menos de 100 a 130 participantes entre alumnos y padres de familia, acto que se inició a las 9.30 a.m. y terminó a las 10.30 a.m.
3. La charla se desarrolló con toda normalidad.
4. Hubo pedidos en el sentido de que la Dirección del Colegio unidas con otras instituciones, fomenten más charlas de este tipo, a fin de que los estudiantes sepan de los problemas por que atraviesa nuestra patria.
Es todo cuanto informo a Ud. para su conocimiento y demás fines.
Atentamente,


NNNNNNNNNNNN
PROFESOR.